Как загрузить отчет о командировке на госуслугах
Перейти к содержимому

Как загрузить отчет о командировке на госуслугах

  • автор:

Инструкция: составляем отчет о командировке

Отчетность по командировкам — это формы обязательных документов, которые составляет работник, вернувшись из деловой поездки. Отчитаться можно несколькими способами, в зависимости от утвержденных форм.

Что это за документ

Любая отчетность подразумевает некий доклад о проделанной работе. В отчете о командировке отражают, что сделано за период исполнения трудовых обязанностей за пределами офиса или производства. Отчитываются либо кратко, либо развернуто — конкретные требования устанавливает работодатель.

Несколько слов о служебном задании. Оно содержит краткий перечень того, что необходимо сделать. Пример составления служебного задания при командировании поможет правильно составить документ и не упустить важные моменты.

Требования и структура

Трудовое законодательство не обязывает оформлять задание, и, соответственно, наш пример отчета о командировке носит рекомендательный характер. Но работодатели хотят знать, чем сотрудник занимался, поэтому разрабатывают соответствующие локальные акты, регламентирующие процедуру оформления поездок.

Что обычно пишут? Если есть возможность, то указывают конкретный результат — заключенный договор или накладная, подтверждающая закупку продукции. Рекомендовано использовать краткий отчет о выполнении задания (командировка), пример такого есть в служебном задании. Руководитель, направивший подчиненного в деловую поездку, проверит, насколько итог поездки соответствует выданному заданию.

Если служебная поездка была длительной, предполагала решение нескольких вопросов, то вместо краткого используйте полноценный отчет о командировке, пример написания в свободной форме мы составили для бюджетной организации. Допустим, сотрудник поехал в удаленный филиал, где предполагалось провести ряд обучающих семинаров и заключить несколько долгосрочных контрактов. По итогам он напишет, что тестирование после тренингов успешно прошли больше половины респондентов, контракты были заключены на поставку оборудования на сумму десять миллионов рублей.

Скачать бланк служебного задания на командировку

Скачать бланк служебного задания на командировку

Кто готовит и в какие сроки

Готовит отчет работник. Понятие командировки раскрывается в 24 главе Трудового кодекса Российской Федерации. Работник уполномочен выполнить некое поручение руководства за пределами постоянной работы. Исключения — случаи, когда функционал сотрудника включает регулярные передвижения. Например, курьеры, члены выездных аварийно-ремонтных бригад, торговые представители не докладывают детали своих поездок в какой-либо форме.

Следует отметить, что требования применимы только к тем, кто состоит в трудовых правоотношениях. Человека, оказывающего услуги или выполняющего работы по договору гражданско-правового характера, нельзя отправить в служебную поездку.

Срок законодательно не установлен, он определяется в локальных актах. Обычно он совпадает со сроком сдачи авансового отчета, если выдавались подотчетные денежные средства. Также сотрудник сдает проездные документы и командировочное удостоверение (при наличии).

Важные условия для руководства

Любому руководителю следует учитывать, что не всех сотрудников разрешено направить в командировку. Чиновники определили, что беременных женщин и несовершеннолетних сотрудников нельзя командировать ни при каких обстоятельствах. Даже если эти работники не против поездки и выразили свое согласие в письменной форме.

Некоторых специалистов допустимо направить в служебную поездку только после получения от них письменного согласия. К таковым относятся:

  1. Родитель-одиночка, который воспитывает ребенка до 5 лет.
  2. Родители деток до наступления трехлетнего возраста.
  3. Родители детей-инвалидов.
  4. Работники, ухаживающие за больными родственниками по мед. заключениям.

Если от такого специалиста письменного согласия не получено, то представители трудовой инспекции накажут организацию.

Шаблон отчетной формы

Унифицированной формы (образец отчета по командировке в 2020 году) не предусмотрено на законодательном уровне. И если руководитель желает получить отчет по результатам служебной поездки, то придется разработать и утвердить специальный шаблон.

Вот так выглядит примерный шаблон:

бланк отчета о командировке

Общие правила заполнения

Сразу оговоримся, что алгоритм создания отчета по командировке во многом зависит от бланка, по которому требуется отчитаться. Унифицированный образец отчета о командировке (письменный) чиновниками не утвержден. Следовательно, руководство компании обязано утвердить не только форму, но и отдельные требования по ведению такого бланка.

Данные требования по составлению отчета по командировке придется закрепить в отдельном локальном распоряжении по организации и ознакомить всех специалистов под подпись. Отметим, что всех работников знакомить с приказом не обязательно. Достаточно осведомить только тех сотрудников, которых планируется направлять в служебные поездки.

Учитывайте общепринятые рекомендации. Допустимо подготовить отчет о командировке в 2020 году (бланк, образец заполнения) от руки. Для этого используйте чернила черного или синего цвета. Печатный вариант отчетности все же предпочтительней. Соблюдайте общепринятые правила деловой переписки. Избегайте сокращений в текстовой части отчетной формы. Личные обращения тоже стоит опустить. Допустимо использовать фирменный бланк организации.

Пошаговая инструкция

Пошаговый алгоритм составления отчета по командировке в произвольной форме.

Шаг 1. Указываем получателя.

В верхнем правом углу отчетной формы укажите должность руководителя предприятия и полное или сокращенное наименование организации. Если создание проводится не на фирменном бланке учреждения, то допустимо указать регистрационные данные предприятия (ИНН, КПП), адрес места нахождения, регистрации, контакты для связи.

Шаг 2. Регистрируем данные составителя.

Как и в обычном заявлении, необходимо указать сведения о лице, составившем отчетную форму. Пропишите занимаемую должность и Ф.И.О. Допустимо прописать табельный номер, адрес проживания и телефон для контактов. Дополнительная информация актуальна в крупной организации со сложной организационной структурой.

Шаг 3. Название документа.

В центре новой строки пропишите «Отчет о командировке».

Шаг 4. Указываем период и цель командировки.

В первую очередь укажите, когда проходила служебная поездка — конкретные даты. Затем впишите цель, с которой работник командирован в другую местность. Например, «прохождение курсов повышения квалификации» или «участие в тренинге».

Шаг 5. Выражаем суть, результаты.

Теперь подробно расписываем, каких конкретно результатов добился командированный работник. Например, целью командировки было заключение контракта на поставку товара. Результатом считают подписание договора либо отказ от подписания. Если намеченной цели добиться не удалось, то укажите, по каким причинам. Например, контракт на поставку товаров не заключен с поставщиком из-за несоответствия товара предъявленным качественным характеристикам.

образец отчета по командировке в произвольной форме

Обязательный авансовый отчет

Помимо отчетности о результатах командировки, работнику придется отчитаться и о понесенных расходах. Напомним, что при командировании специалистов работодатель обязан выплатить аванс по командировочным расходам.

Этот аванс выплачивается на:

  1. Оплату проезда к месту выполнения служебного задания.
  2. Наем жилого помещения для проживания в командировке. Например, оплата гостиничного номера или аренда комнаты, квартиры в частном секторе.
  3. Курортный сбор, если работник направляется на территории Российской Федерации, за пребывание на которых придется заплатить курортный сбор.
  4. Суточные расходы, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием сотрудника за пределами основного места жительства.
  5. Иные расходы по согласованию с руководителем. Например, приобретение методических пособий, оплата сертификатов, прочих услуг.

При сдаче авансового отчета в бухгалтерию придется подать и подтверждающие документы: чеки, квитанции, билет, накладные и иные документы.

Особенности составления этой формы отчетности мы рассмотрели в материале «Как заполнить авансовый отчет подотчетного лица». В статье представлен актуальный шаблон, пошаговая инструкция к составлению отчетной формы и пример заполнения документа. Все формы можете скачать бесплатно.

Образец отчета о командировке

Составление внутренней отчетности по командировкам уже не является обязательным. Но многие компании устанавливают обязанность в ЛНА, поскольку эти документы позволяют контролировать полученные в поездке результаты и подтвердить расходы. Рассказываем, как оформлять, какие бланки использовать, и покажем примеры заполнения.

Для чего составляют отчетность о командировке

Работодатель, отправляя работника в служебную поездку, преследует определенные цели, и на сотрудника возлагаются различные задачи: ему предстоит решить рабочие моменты, порученные работодателем, получить сведения, выполнить работы, оказать услуги и т. д. Это возможные цели командировки, и их необходимо достигнуть, о чем работник обязан предоставить отчет о командировке руководству сразу после поездки. Например, если организация поставляет продукцию, служебная поездка возможна для сопровождения партии товара и получения подтверждающих доставку документов.

С 2014 года составление документов, предусматривающих отчетность о выполнении возложенных задач — командировочного удостоверения и служебного задания, является необязательным, но по-прежнему их рекомендуют использовать. Если в командировочном удостоверении отмечается только время нахождения в поездке, то в задании гражданин кратко отчитывается о проделанной работе. Для этого компания вправе использовать как унифицированные бланки, так и разработанные самостоятельно.

Важно знать: как правильно оформить командировку сотруднику

Законодательная основа

По сути, согласно положению об особенностях направления работников в служебные поездки, утвержденному Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, сейчас трудящимся необходимо составлять только один вид отчетности: авансовый отчет о фактически осуществленных командировочных расходах (п. 26 положения). Эта форма нужна для производства налоговых отчислений, поэтому к ней предъявляются серьезные требования, суммы затрат сотрудник доказывает подтверждающими документами (билеты, квитанции и т. д.).

Однако учитывая положения статей 8 и 22 ТК РФ, это не мешает работодателю разработать на предприятии собственные локальные нормативные акты о порядке оформления служебных поездок и обязать работников оформлять отчетные документы.

В этом случае на предприятии вправе использовать унифицированные формы Т-10 и Т-10а, утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, или форму, разработанную самостоятельно. Например, для оформления командировочного удостоверения рекомендуется использовать бланк формы Т-10. Документ подтверждает, что работника направили в служебную поездку для выполнения определенных задач, что он прибыл на место и затем вовремя выехал обратно.

Образец отчета по командировке в 2024 году — бланк формы Т-10

Форма командировочного удостоверения для командировки сотрудника

Бланк удостоверения для сотрудника, которого отправляют в командировку

Читайте также: обязательно ли командировочное удостоверение

Оформление направления сотрудника

О направлении работника в поездку по делам компании всегда издается приказ. Рекомендуется сразу же составить командировочное удостоверение и служебное задание. Разрабатывать эти формы необходимости нет, имеющиеся бланки Т-10 и Т-10а вполне отвечают всем потребностям делопроизводства и содержат графы для внесения необходимой информации.

Командировка — пример взаимодействия гражданина практически со всеми службами предприятия: бухгалтерией, канцелярией, подразделением, где осуществляется трудовая деятельность. После возвращения на постоянное место работы сотруднику рекомендуется составить краткий отчет о выполнении задания. Также следует сохранять все документы о расходах в обязательном порядке.

Такие бланки используются в целях систематизации отчетности: рекомендуется строго придерживаться установленных форм, поскольку это документальное подтверждение нахождения конкретного сотрудника и исполнения им трудового договора.

  • как оформить приказ о направлении сотрудника в командировку;
  • как правильно указать в документах цель командировки.

Когда составлять отчет по служебной поездке

Четких сроков по предоставлению командировочной отчетности в законодательстве нет. Их определяют отдельно в каждой компании, в зависимости от специфики компании, особенностей поездки, дополнительных условий и др. Но обычно документы сдают не позднее 3 рабочих дней после возвращения гражданина. Иногда устанавливают ограничение — не более одного месяца после поездки.

Оформление результатов проделанной работы

Заполняет отчетность не только сам работник. Сначала цели и задачи устанавливаются руководством соответствующего отдела компании и указывают их в служебном задании. В принципе никаких сложностей не должно возникнуть при заполнении такого документа, пример написания отчета о командировке легко найти в делопроизводстве организации.

Требования к составлению документа:

  • четко описываются цель направления и конкретные задания;
  • соответствующую часть документа заполняет сам гражданин и самостоятельно описывает результаты выполнения возложенных задач.

Реквизиты, которые необходимо включить в отчет по командировке:

  • наименование организации;
  • номер и дата составления;
  • фамилия, имя, отчество командированного;
  • отдел предприятия;
  • должность сотрудника;
  • пункт назначения поездки: район, город, конкретное предприятие;
  • срок поездки, дата ее начала и окончания;
  • основание для направления гражданина: служебная необходимость, план строительства и т. д.;
  • источник финансирования;
  • цель поездки и конкретные задачи работника;
  • подписи начальника отдела и руководителя.

Эти разделы заполняются администрацией, работник кратко пишет отчет о проделанной работе в соответствующей графе и подписывает документ со своей стороны.

Пример заполнения командировочного отчета по форме Т-10а

Вот как выглядит пример отчета по командировке, заполненный по форме 10а:

Образец письменного отчета о командировке по форме Т-10а

Конечно, такой отчет о выполнении служебного задания по командировке есть возможность создать самостоятельно, не используя унифицированные формы. Обычно это делают, если есть необходимость внести дополнительные графы, которых нет в унифицированном бланке.

Может пригодиться: как работнику отчитаться о выполненной работе

Если составлять форму самостоятельно

В случае принятия решения о разработке форм служебного задания и отчета о командировке самостоятельно руководству предприятия следует предусмотреть в обязательном порядке требования к оформлению и предоставлению таких документов. В частности, определить следующие моменты:

  • срок заполнения и предоставления;
  • обязательные реквизиты и объем предоставляемой информации (состав сведений, предоставляемых работодателю, в том числе);
  • адресата предоставления сведений (конкретный отдел или конкретное уполномоченное лицо).

Пример написания отчета о командировке в свободной форме

Образец отчета о работе в командировке

Эти решения работодателя следует оформить локальным нормативным актом, с которым под подпись ознакомить всех существующих и вновь принимаемых сотрудников. Ознакомление производится строго под подпись.

Надо знать: что входит в суточные

Кто подписывает командировочную отчетность

Когда отчетность заполнена, ее необходимо заверить. В унифицированном бланке предусмотрены подписи нескольких сотрудников:

  • непосредственно самого командировочного (подписывая, он соглашается на поездку, знакомится с условиями задания, а затем отчитывается о поездке);
  • руководителя структурного подразделения (он описывает условия служебного задания и отправляет в поездку, затем принимает отчетность);
  • руководителя компании.

Аналогичные реквизиты работодатель вправе проставить и на бланке, разработанном в произвольном виде.

Какие документы приложить к отчетности

Дополнительно сотрудник, прибывший из служебной поездки, прикладывает документы, подтверждающие пребывание в месте назначения и расходы, сделанные там. Среди бумаг, которые следует отдать в бухгалтерию:

  • авансовый отчет о командировочных расходах;
  • чеки, квитанции, проездные билеты;
  • командировочное удостоверение (если его оформляли ранее).

Кого в командировки отправлять нельзя

При этом стоит учесть, что есть категории работников, которых ни при каких условиях нельзя направлять в командировки:

  • несовершеннолетние сотрудники, то есть не достигшие 18 лет;
  • беременные женщины.

Отказаться от направления в служебную поездку имеют право:

  • родители, воспитывающие детей-инвалидов;
  • родители, воспитывающие в одиночку детей до 5 лет;
  • родители детей, которым не исполнилось 3 лет;
  • сотрудники, осуществляющие уход за больными близкими родственниками, если это необходимо в соответствии с официальным медицинским заключением.

О возможности отказаться не всегда осведомлены представители этих категорий трудящихся в силу юридической неграмотности. Следовательно, их следует письменно уведомить о возможности отказаться от направления в служебную поездку. Если такие работники согласятся выполнить подобное задание работодателя, необходимо получение их письменного согласия. От исполнения установленных на предприятии отдельным локальным актом обязанностей, в том числе от составления отчета о командировке, такие сотрудники не освобождены.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

  • Ломова Анна

2022-12-15 11:09:56

Если используете отчетность по командировкам по форме Т-10а, то учтите, что отчитываться придется в краткой форме, только общие сведения о выполнении задания в поездке. Но дополнительно форме Т-10 вы вправе установить порядок написания подробных отчетов, как это делается в госведомствах (например, это предусмотрено в приказе ФТС России от 14.07.2010 № 1333).

Отчет о командировке. Образец заполнения и бланк 2023 года

Отчет о командировке является важным документом, который составляет работник по итогам служебной поездки. В нем он отражает цели и результаты выполнения задания, поставленного перед ним работодателем. Отчет позволяет руководству оценить эффективность командировки, а также служит основанием для выплаты командировочных расходов работнику.

Вид снизу на полированный деревянный конференц-стол с различными документами, блокнотами, ручками, кружками и ноутбуками на нем. На переднем плане - заполненный отчет о командировочных расходах со скрепленными к нему квитанциями. Через большие окна в глуб

Как правильно заполнить отчет о командировке

При заполнении отчета о командировке следует придерживаться определенных правил:

  1. Указать реквизиты предприятия, отправившего работника в командировку, а также реквизиты самого работника (ФИО, должность, подразделение).
  2. Отразить срок командировки — даты выезда и возвращения.
  3. Указать место командировки — город и организацию, куда был направлен работник.
  4. Кратко изложить цели командировки в соответствии со служебным заданием.
  5. Подробно описать результаты командировки — какие задачи были выполнены, какие цели достигнуты.
  6. Приложить к отчету необходимые документы — договоры, акты, счета и т.д.
  7. Указать общую сумму израсходованных в командировке средств.
  8. Поставить подпись и дату составления отчета.

Также в отчете должна стоять подпись руководителя, принявшего документ. Обычно отчет составляется в 2 экземплярах — по одному для работника и предприятия.

Пример заполнения отчета о командировке

Рассмотрим на примере, как может выглядеть заполненный отчет о командировке:

Отчет о командировке

ООО «Альфа», ИНН 9999999999, г. Москва
Иванов Иван Иванович, менеджер отдела продаж, таб. No 123 Место командировки: г. Санкт-Петербург, ООО «Бета» Срок командировки: 01.03.2023 — 03.03.2023 (3 дня) Цель командировки: ведение переговоров о заключении договора поставки Результат: договор поставки No 125 от 02.03.2023 заключен, копия приложена Расходы по командировке: — проезд Москва-СПб-Москва: 9800 руб.; — проживание в гостинице: 4500 руб.; — суточные: 700 руб. x 3 дня = 2100 руб. Итого: 15400 руб.

Подпись Иванова И.И. Дата 05.03.2023

Таким образом, в отчете отражены все необходимые данные о командировке конкретного работника, что позволяет проконтролировать ее целесообразность и затраты.

Где взять бланк отчета о командировке

Существует унифицированная форма отчета о командировке — Т-10а. Однако ее использование не является обязательным. Работодатель может утвердить собственную форму отчета о командировке локальным нормативным актом.

Бланки отчета о командировке можно найти:

  • На официальном сайте ФНС России в разделе бланков документов.
  • В системе КонсультантПлюс в разделе «Образцы заполнения документов».
  • На специализированных сайтах в интернете, где можно скачать образец отчета о командировке.
  • Разработать самостоятельно в организации и утвердить приказом.

Главное, чтобы бланк отчета содержал все необходимые реквизиты и позволял заполнить всю информацию о командировке работника.

Таким образом, отчет о командировке — это важный отчетный документ, позволяющий учесть служебную поездку работника. При его заполнении следует указывать конкретные сведения о месте, сроках, целях и результатах командировки. Главное — отразить максимум необходимой информации для принятия решений руководством.

Вид сверху на современное офисное здание из стекла. Много людей идут по тротуарам и дворам возле здания, неся портфели и папки с документами. Городские улицы запружены машинами, проезжающими мимо офиса. Солнечный день с ясным голубым небом.

Особенности заполнения отчета о заграничной командировке

Если командировка была за рубеж, то в отчете появляются некоторые дополнительные особенности:

  • Необходимо указать страну и город, куда был командирован работник.
  • Указать цель выезда за границу, например, участие в международной конференции, ведение переговоров с иностранными партнерами и т.д.
  • Отразить сведения об оформлении заграничного паспорта и визы (если требовалась).
  • Расходы по командировке указываются не только в рублях, но и в валюте той страны, куда ездил работник.
  • К отчету прилагаются переводы на русский язык всех иностранных документов.

«образец» отчета о заграничной командировке может выглядеть следующим образом:

Отчет о командировке

ООО «Гамма» Петров Петр Сидорович, начальник отдела маркетинга Место командировки: Германия, г. Дюссельдорф, компания » Delta AG» Срок: 10.05.2023 — 15.05.2023 (5 дней) Цель: участие в международной конференции «Marketing 2023» Результат: выступление с докладом, получение сертификата участника Расходы: — авиабилеты Москва-Дюссельдорф-Москва: 68 000 руб. — проживание в отеле: 210 евро х 5 дней = 1050 евро — оргвзнос за участие в конференции: 500 евро — суточные: 50 евро х 5 дней = 250 евро

Подпись Петрова П.С. Дата 20.05.2023

Такой отчет позволяет контролировать целесообразность заграничных командировок и расходы на них в иностранной валюте. Особое внимание стоит уделить цели поездки и достигнутым результатам.

Порядок принятия и обработки отчета о командировке

После того, как работник вернулся из командировки и составил отчет, начинается процесс его принятия и обработки в организации.

Порядок действий следующий:

  1. Работник передает 2 экземпляра отчета о командировке своему непосредственному руководителю.
  2. Руководитель проверяет отчет на предмет полноты и правильности заполнения, а также соответствия результатов командировки поставленным целям.
  3. После проверки руководитель подписывает оба экземпляра и ставит на них свою резолюцию.
  4. Один экземпляр отчета передается в бухгалтерию, второй остается у работника.
  5. Бухгалтерия на основании отчета вносит данные о командировке в учет, производит сотруднику выплату суточных и возмещение расходов.
  6. Оригинал отчета помещается в личное дело работника, копия — в общий реестр командировок организации.

Для удобства обработки большого числа командировок бухгалтерия может разработать электронный «образец» отчета в виде формы в программе 1С, Excel и т.п. Это позволит автоматизировать учет таких документов.

Варианты оформления отчета о командировке

Существует несколько вариантов оформления отчета о служебной командировке:

  • На фирменном бланке организации
  • На унифицированной форме Т-10а
  • В произвольной форме на чистом листе
  • В электронном виде в программах типа Word, Excel и т.д.

Какой из вариантов выбрать — решает сама организация в локальных нормативных актах. Главное, чтобы в отчете присутствовали все необходимые реквизиты.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *